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江西财经大学档案管理中心概况
 
[发布时间:2016-08-26 10:38:50] [访问量:]

一、1991-2013年档案工作发展概况
1、档案机构
江西财经大学档案管理中心前身为江西财经学院档案室,成立于1986年,科级建制,隶属于党委办公室领导,1988年改为院长办公室领导。1990年江西财经学院综合档案室成立,副处级建制,1996年,因学校更名及机构调整,综合档案室又改为科级建制。2005年2月,江西财经大学档案馆成立,独立副处级建制。2013年5月,江西财经大学档案管理中心成立,正处级建制。档案管理中心既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供本校综合档案服务的基地和信息中心,还是校园文化建设、学生思政教育、教学实践的重要基地及学校对外宣传的重要窗口,基本实现“五位一体”功能建设。
我校档案管理中心现设有四个科室,综合档案科、人事档案科、展馆科和办公室。现有在编在岗人员13人,其中档案正高职称1 人,副高职称3人,硕士以上学历6人。馆库总建筑面积共4200多平方米,实行库房、办公、阅览、展览四分开,其中库房面积300多平方米、办公面积300多平方米、校史馆博物馆面积3600多平方米。
我校档案工作得到校内外一致好评,近年来获得校级以上荣誉10多项:2010年11月,江西省档案局授予“档案工作规范化管理省特级单位”;2010年12月,江西省档案局授予“全省档案工作先进单位”; 2010年,江西财大授予“先进单位”和“社会治安综合治理目标考核先进单位”; 2009年,江西省教育厅、江西省妇女联合会授予全省教育系统“巾帼文明岗”; 2009年,江西财大评为“先进单位”和“社会治安综合治理目标考核先进单位”; 2007年12月,国家档案局、中央档案馆授予“全国档案工作优秀集体”; 2006年12月,中央组织部授予“全国人事档案工作目标管理国家一级单位”; 2006年11月,江西省档案局授予“江西省直单位文件材料整理归档工作优秀单位”; 2006年,江西省教育厅授予“全省高校2004-2005年档案工作先进集体”; 2003年,江西省档案局授予“省直单位档案工作先进集体”; 2003年,江西省档案局授予“全省档案工作优秀集体” ; 2000年9月,国家档案局授予“科技事业单位国家二级先进单位”; 2003年获校“先进科室”等等。
2、档案资源建设
我校档案管理中心全体员工多年来一直脚踏实地建馆安家,整合资源,做大规模,顺应学校做大做强需要,充分发挥档案工作的重要基础作用。 特别是2005年以来,资源建设突飞猛进。2005年初,首先将分散在校内多个部门管理的综合档案、干部人事档案、学生人事档案、校史资料实物共计85200多卷(件)陆续接收进馆,使校内的档案资源得到全面高度的集中整合。2006年后,走出校门深入挖掘征集档案资源,先后采访60多位80以上高龄的老教工老校友,刻录音像光盘40多张,抢救建立珍贵的口述历史档案;深入校外有关部门挖掘复制建校90年来的各种媒体报道530余篇;网络及上门收集校史资料实物1320多件。2007年本科教学评估,收集整理评建创优文件材料310多盒1100多卷。2007年后,消灭不归档单位,全校56个部门均有归档,实现全校部门归档的100%;2012-2013年,迎接90周年校庆,建设校史馆校友馆博物馆,收集建立人物档案、实物档案、电子档案等2100多件,使馆藏档案类别达到十四大类,实现档案种类的100%。校内档案资料的全面集中和校外档案资源的有效挖掘大大丰富了载体、拓展了类别、优化了馆藏,实现了真正意义上的大档案管理,做大了规模,为江西高校档案工作如何顺应学校发展发挥重要作用做出了积极、大胆、有效的探索和尝试。馆藏现有四个全宗,即江西财经大学(含各历史时期)、江南财经管理干部学院、南昌林业学校、南昌无线电学校,包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物、干部人事、学生人事十四大类,截至2010年底馆藏档案近20万卷(件、张),案卷排架长度达1880余米。馆藏珍品有:2008年温家宝总理来校与留守师生共度除夕档案资料、原中共中央政治局常委曾庆红接见校党委书记伍世安的合影、原财政部部长刘仲藜题词、原林业部部长徐有芳题词、原教育部副部长陈至立来校视察照片、范曾为原江南管院题写校名、朱德委员长亲临原共大视察。1923年首任江西省立商业学校校长卢惟周照片、1927年江西省立第二职业学校校大门及傅抱石为当时学生授课照片、1942年江西省立南昌高级商业职业学校三届毕业同学纪念册、1943年老校友学习生活回忆录、校友重阳聚会光盘、民国23年江西省立第二职业学校学生成绩表、民国35年江西省立南昌高级商业职业学校学生毕业证书、民国36年教师聘书等等。
3、档案开发利用
档案的作用在于利用,高校档案工作的目的在于存史、资政、育人。20年来,我校档案工作始终围绕学校中心工作,积极主动发挥作用,在档案资源的开发利用上下大力度,竭诚服务广大师生。
(1)编印《江西财经大学年鉴》连续16年,获校内充分肯定。《江西财经大学年鉴》是综合性和连续性的编研资料,内容包括学校简介、专文、党政领导、统战工作、机构设置、学院情况、教学情况、科学研究、教职工、离退休、学生情况、对外交流、后勤工作、图书档案等十几大类,反映学校每个年度发生的主要工作、重大事件及建设发展情况。自1998年以来,为了给领导决策提供参考,为制定规划提供依据,为今后校史编写积累资料,为日常工作查阅提供方便,我馆每年组织人员认真编印学校年鉴并发给校领导及校属各部门,电子文档上挂网站,方便校内外点击查阅,深得肯定。
(2)编制《江西财经大学制度汇编》,受校领导多次表扬。提升管理,制度先行。为配合学校由做大向做强转变,规范各项管理,提高工作效率,服务师生员工,2010年,我馆主动承担并圆满完成《江西财经大学制度汇编》的编制、宣传和发放工作。此汇编为我校历史上首次系统汇编,共18卷290个文件75万多字,包括党群、行政、教学、科研、后勤等各个方面,是对学校现行重要的规章制度的一次全面梳理、修订、补充和完善。其中每一份文件均经过相关部门审核、修订,党委会或校长办公会议审议通过,学校正式发文。另外,收编文件均按PDF格式编辑成《江西财经大学制度汇编》(电子版),上挂学校个性化智能办公平台(POA)。
《江西财经大学制度汇编》的顺利完成从制度层面进一步规范、强化了学校各项管理,受到学校主要领导的多次表扬。
(3)打造爱校教育和教学实践基地不松懈,赢校内外美誉。作为校史校情重要载体的校史馆,是对内教育和对外宣传的基地窗口。为弘扬信、敏、廉、毅的江财精神,充分发挥校史馆的作用,我中心通过常年发布开放公告、网上发出邀请函、送邀请函到全校每一个部门等形式,主动开展工作,丰富的馆藏、精心的布置、亲切的讲解,吸引了一批又一批人。几年来已接待省部厅级领导参观800多人次,校外其他人士参观9320多人次,校内师生参观26860多人次。“今天我以江财为荣,明天江财将以我为傲”、“学习学长,做对社会有用的人”、 “忆往昔,倍感亲切;展未来,前途无限”、“作为江财学子,我们为母校的发展变化感到自豪”是参观者的心声,是认同感、凝聚力和价值观的体现,是对我中心工作的肯定与鼓励。2013年,新建校史馆和博物馆,三馆的建成开放使我校档案工作从后台走向前台,充分发挥了档案的文化教育功能和宣传作用,成为档案工作最具活力的窗口。
(4)评建创优作贡献。2003年和2007年,我校两次迎接教育部本科教育水平评估。为取得评估好成绩,学校举全校之力,档案馆也竭尽全力。为给各部门评建创优提供大量的档案资料,不论上下班、不论节假日,随叫随到,提供依据材料下不万份。为了将校友名录制作成集学校文化和办学成就为一体的校史资料,加班加点将数十万份的学籍表扫描、编辑、到广告公司排版、校对,精美的校友名录摆上校史馆展架并得到评估专家的好评。国贸、经济、统计、MBA等学院利用上述扫描好的资源快速便捷地制作走廊文化、精美画册,得到评估专家的肯定。为分解因评估原因毕业论文等很多材料迟迟不能出来,严重影响档案投递给毕业生就业深造带来的困难,加班到7月底、多次分批整理投递档案,避免了学生、用人单位的诸多担忧。
4、档案信息化建设。
在整合资源、做大规模的基础上,几年来,江西财经大学档案管理中心不断创新管理、苦练内功、提高效率、做强实力,档案信息化建设取得显著成绩。
(1)全面推广使用网络化档案管理软件及相关软件。2005年,购买南京大学档案馆开发的“南大之星”网络版综合管理软件,全校范围推广使用,同时落实部门立卷,实现网上即时归档;和省委组织部一起联合开发使用干部人事档案管理系统,实现干部人事档案纸质、电子双重管理。赣组字[2006]188号文件批复我校干部人事档案目标管理晋升国家一级单位。2006年,开发学生人事档案管理系统,实现校学分制管理系统的信息共享,集录入、查询、利用、统计于一身,改变学生档案以往纯手工操作的费时、费力、不准确的被动落后状况,将信息录入、机要投递、语音(网站)查询、统计、归档一次完成。2009年,联合校现代教育技术中心开发学校大事记管理系统,档案馆负责日常审批管理,拓展了档案收集渠道,丰富了资源,为每年度学校大事记、年鉴的编写带来很大便利。2010年,联合校现代教育技术中心开发相关软件,成功对接校OA系统(办公自动化)与档案管理系统,真正实现文件材料(一级红头文件、二级红头文件、简报等)网上即时全面归档,工作量大大减少。
(2)馆藏重要档案全部数字化。2006年以来将馆藏重要、珍贵档案如建国前档案,永久保管的文书档案、教学类档案、出版类档案、声像类档案、实物档案100% 数字化,将所有目录含全引目录、案卷目录、卷内目录100%数字化,实现目录级100%电子检索,重要档案100%电子检索,从而大大提高查全率查准率,大大提高工作效率。
(3)24小时智能语音电话查档。由于馆藏档案数量门类繁多,查借阅利用的需求快速增长,据不安全统计,最多一天上门查档达50多人,查档咨询电话近100个。其中,很多学生由于不了解档案管理工作的特殊性,在需要档案服务中经常要咨询有关的问题,最典型的是在毕业期间,大量的毕业生档案的去向查询,这项工作已经成为毕业生关心的一项重要的档案服务内容,还有广大的用人单位对毕业证书的真伪查询,也成为学生档案服务中的一项社会性工作。 为减轻查询负荷,提高效率,更为了利用者能及时准确地查到档案,轻松愉快地享受服务,我馆开发了自动查档的语音电话,通过与计算机语音服务系统自动查询有关数据,实现快速、准确的档案咨询服务,对历届毕业生档案机要转递情况、历届毕业生学历学位真伪情况实行24小时不间断电话热线自动答复,任何一名财大毕业生无论何时何地只要在座机或手机上输入本人的学号,就可得到本人档案机要转递的准确时间、地址、机要号码,任何一个用人单位无论何时何地只要在座机或手机上输入任何一名毕业生的学号,就可获知这名毕业生是否为财大的毕业生。这个系统的开发使用大大减少了我馆的工作量,减轻了工作人员的劳动强度,改善服务质量,提升社会形象,也大大方便了我校的广大毕业生,方便了社会用人单位。此项工作是对传统档案模式的有力变革,走在全国档案工作的前列。
2011年,是“十二五”规划开局之年,我校已将数字档案馆建设列入学校“十二五”规划,我校档案馆已将数字档案馆建设作为十二五时期档案工作的重中之重,制定了《江西财经大学数字档案馆建设规划方案》,对规范标准、基础设施、网络环境、服务器及存储设备、系统软件环境、机房及辅助设施、档案库房、人才队伍、应用系统、数字档案采集平台、数字档案管理系统、数字档案利用发布平台、安全体系、档案数字资源建设等内容提出了目标要求,计划到2015年分三阶段投入200多万元完成建设。
三、1991-2013年间档案工作大事记
1、1998年6月江西财经大学综合档案室晋升江西省级先进档案管理单位。
2、2000年9月江西财经大学综合档案室晋升国家二级档案管理单位。
3、2005年10月江西财经大学档案馆网站正式开通。
4、2005年9月12日江西财经大学校史陈列馆正式开馆开放。
5、2005年10月,档案馆全面完成综合、人事、学生等档案资源的优化整合工作。塑造现代档案馆舍形象,实现大档案管理。
6、2006年我校被评为全国人事档案工作目标管理一级单位。
7、2007年12月档案馆网站全新改版,进一步扩大了档案查询和利用功能。
8、 2008年我校档案馆荣获“全国档案工作优秀集体” 实现了江西省高校档案工作全国先进零的突破。
9、2008年5月档案馆全面修订一系列规章制度并在全校范围发文执行,进一步规范了档案管理工作。
10、2009年我校档案馆荣获全省“巾帼文明岗”。
11、2010年5月29日,由江西省档案局(馆)和我校共同主办的“江西省档案馆走进江西高校暨江西财经大学档案文化展”活动启动仪式在我校举行。
12、2010年11月我校档案馆晋升省特级单位。
13、2010年12月档案馆完成《江西财经大学制度汇编》编制工作,对学校现行规章制度进行了全面的梳理、修订、补充和完善。
14、2011年4月档案馆启动了“江西财经大学名人档案”工程,对学校著名人物的史料进行收集、整理、归档保存。丰富和优化学校档案资源。
15、2012年,李金云同志被授予“全省优秀档案工作者”荣誉称号。
16、2012年7月,江西财经大学校友馆正式开馆。
17、2013年5月,档案管理中心成立,独立正处级建制。
18、2013年9月30日,校史馆博物馆建成开馆。
19、2013年10月26日,学校90周年校庆,校史馆校友馆博物馆喜迎八方宾客。


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